Подвійний апостиль: коли потрібен і як отримати в Україні

Що таке подвійний апостиль?

Апостиль – це спеціальний штамп, який підтверджує автентичність підпису, печатки та статусу особи, яка підписала документ, виданий в одній державі, для його використання в іншій державі, яка є учасницею Гаазької конвенції 1961 року. Проте, існують ситуації, коли для повної легалізації документа недостатньо одного апостилю. Саме тоді мова йде про так званий «подвійний апостиль».

Подвійний апостиль означає, що документ проходить процедуру апостилювання двічі. Перший апостиль ставиться на оригінал документа, виданий компетентним органом в Україні. Після цього документ перекладається на мову країни призначення, а переклад засвідчується нотаріально. І вже на цей нотаріально засвідчений переклад ставиться другий апостиль.

Ця процедура необхідна для того, щоб підтвердити не лише справжність самого документа, а й легітимність роботи перекладача та нотаріуса, який засвідчив переклад. Це особливо важливо для країн з суворими вимогами до легалізації документів.

Коли потрібен подвійний апостиль?

Подвійний апостиль найчастіше вимагається в країнах, які мають специфічні або жорсткі вимоги до легалізації іноземних документів. До таких країн, як правило, належать:

• Італія
• Франція
• Швейцарія
• Бельгія
• Португалія
• Австрія
• Іспанія
• Нідерланди

Використання подвійного апостилю є обов'язковим для певних офіційних цілей, зокрема:

• Працевлаштування за кордоном: роботодавці або державні органи можуть вимагати подвійне апостилювання для підтвердження вашої кваліфікації та документів.
• Вступ до іноземних вищих навчальних закладів: університети часто вимагають апостильовані дипломи та додатки до них.
• Реєстрація шлюбу або інших сімейних подій: для офіційного визнання шлюбу, народження дитини чи інших актів цивільного стану за кордоном.
• Оформлення спадщини: якщо ви претендуєте на спадщину в іншій країні, документи, що підтверджують родинні зв'язки, можуть потребувати подвійного апостилю.
• Отримання дозволу на проживання: для імміграційних цілей часто вимагається повна легалізація документів.

Найчастіше подвійний апостиль потрібен для таких типів документів:

• Документи РАЦС: свідоцтва про народження, свідоцтва про шлюб, свідоцтва про розірвання шлюбу, свідоцтва про смерть.
• Освітні документи: дипломи про вищу освіту, додатки до дипломів, атестати про середню освіту.
• Довідки: довідки про несудимість, довідки про сімейний стан, медичні довідки.

Основні етапи отримання подвійного апостилю

Процедура отримання подвійного апостилю складається з кількох ключових кроків:

Етап 1: Отримання першого апостилю на оригінал документа

Перший крок – це проставлення апостилю на оригінал документа. В Україні це робиться в таких міністерствах, залежно від типу документа:

• Міністерство юстиції України (Мін'юст): для документів, виданих органами юстиції та судами (наприклад, документи, що стосуються цивільного стану, довіреності, статути тощо).
• Міністерство освіти і науки України (МОН): для освітніх документів (дипломи, атестати, сертифікати).
• Міністерство закордонних справ України (МЗС): для документів, виданих іншими міністерствами та відомствами, а також для документів, що стосуються громадянства, особистих документів.

Для проставлення першого апостилю необхідно подати заяву та сам документ до відповідного міністерства. Термін розгляду може варіюватися.

Етап 2: Переклад документа та нотаріальне засвідчення

Після отримання першого апостилю, документ необхідно перекласти на мову країни, де він буде використовуватися. Переклад має бути виконаний кваліфікованим перекладачем. Важливо, щоб перекладач мав відповідну кваліфікацію та знання мови.

Після виконання перекладу, його необхідно засвідчити нотаріально. Нотаріус перевіряє відповідність перекладу оригіналу документа та справжність підпису перекладача (якщо це передбачено законодавством). Нотаріальне засвідчення перекладу є обов'язковим кроком перед отриманням другого апостилю.

Етап 3: Отримання другого апостилю на нотаріально засвідчений переклад

Останній крок – це проставлення другого апостилю. Цей апостиль ставиться на нотаріально засвідчений переклад документа. В Україні зазвичай це робиться в Міністерстві юстиції України.

Мета другого апостилю – підтвердити справжність підпису нотаріуса та його повноваження. Це гарантує, що переклад був виконаний та засвідчений відповідно до встановлених норм.

Важливість перекладу та нотаріального засвідчення

Переклад документів та їх нотаріальне засвідчення є критично важливими етапами в процесі легалізації. Неправильний або неповний переклад може призвести до відмови у прийнятті документа. Нотаріальне засвідчення підтверджує, що переклад виконано професіоналом і відповідає оригіналу.

Згідно з українським законодавством, нотаріуси мають право засвідчувати правильність перекладу, зробленого ними або іншими перекладачами. Це регулюється Законом України «Про нотаріат».

Висновок

Подвійний апостиль – це складна, але необхідна процедура для легалізації документів у багатьох країнах світу. Розуміння його суті та етапів отримання допоможе вам уникнути помилок та успішно пройти всі необхідні формальності. Якщо ви плануєте використовувати українські документи за кордоном або навпаки, зверніться до фахівців, які допоможуть вам з цим процесом.